PERKARA 10 dalam Perlembagaan Persekutuan memberi hak dan kebebasan kepada setiap warganegara untuk berhimpun secara aman, mengeluarkan pandangan serta menyertai persatuan.
Kita tahu tentang pelbagai pertubuhan bukan kerajaan (NGO) yang ditubuhkan dengan pelbagai sebab dan matlamat serta menjalankan pelbagai aktiviti.
Kesemua persatuan, kelab dan pertubuhan wajib didaftar dengan Jabatan Pendaftaran Pertubuhan (RoS) sebelum boleh beroperasi. Persatuan juga perlu mematuhi Akta Pertubuhan 1966 (Akta 832) yang terpakai di seluruh negara.
Sejak zaman sekolah, kita digalakkan menyertai kelab dan berpersatuan. Tujuannya bukan hanya untuk mendapat markah aktiviti kokurikulum. Sebaliknya, menyediakan dan mempersiapkan kita menjadi ahli serta memegang jawatan dalam pertubuhan yang berdaftar dengan RoS selepas mencapai umur 18 tahun.
Namun begitu, ramai tidak menunjukkan minat untuk berpersatuan selepas tamat sekolah atau universiti. Apatah lagi untuk mendaftar dan menerajui persatuan baharu.
Saya ada pengalaman berurusan secara langsung dengan RoS peringkat negeri dan kebangsaan (pusat) sejak 1999 iaitu apabila Pertubuhan Sasterawan Kaum India (Kavyan) diasaskan.
Malah, pernah pula membantu pendaftaran semula Jawatankuasa Pengurusan Kuil Sri Maha Sivalayam, Aulong, Taiping yang terbatal kerana jawatankuasa terdahulu gagal mengadakan mesyuarat agung tahunan selama tujuh tahun berturut-turut.
Antara pertubuhan baharu yang saya terlibat dalam urusan pendaftaran ialah Persatuan Penulis Berbilang Bahasa (PEN Malaysia) dan Persatuan Kebajikan Idayakkani.
Perkongsian ini berikutan pandangan dan tanggapan orang ramai bahawa urusan mendaftarnya amat kompleks dan melibatkan kos besar.
Hakikat sebenar adalah sebaliknya. Tambahan pula, RoS sudah permudahkan segala urusan pendaftaran. Malah, sejak Jun 2023, semua pertubuhan baharu yang mahu didaftar perlu menggunakan rangka perlembagaan yang sudah disediakan.
Hal ini berbeza dengan amalan sebelum ini yang mana persatuan boleh juga mengemukakan perlembagaan mengikut gaya dan format sendiri. Tindakan ini sedikit merumitkan kerana boleh menyebabkan permohonan ditolak jika ada kesilapan pada draf perlembagaan yang dibuat sendiri.
Budaya berpersatuan perlu digalakkan dalam masyarakat. Pada penelitian saya, kelab, persatuan dan pertubuhan membuka ruang kepada orang ramai belajar asas demokrasi dan hak bersuara. Bagi individu yang memiliki ciri-ciri kepimpinan pula, inilah peluang memegang jawatan dan terus mengasah bakat.
Proses pendaftaran bermula dengan penubuhan jawatankuasa penaja atau ‘pro tem’. Jumlah ahli yang diperlukan ialah minimum tujuh orang. Jumlah yang lebih besar dibenarkan tetapi saya sentiasa menasihatkan supaya tidak melebihi sembilan orang bagi mengelakkan masalah komunikasi dan pengurusan.
Jawatankuasa penaja inilah yang bertanggungjawab mengadakan mesyuarat penubuhan untuk membincangkan cadangan mendaftar kelab, persatuan atau pertubuhan yang diingini.
Ada pelbagai kategori yang boleh dipilih, misalnya berkaitan kebajikan, sosial, rekreasi, sukan, keagamaan, sastera, budaya, keturunan, komuniti, hak asasi dan bermacam-macam lagi.
Jawatankuasa penaja perlu memilih nama dan perkara-perkara untuk dimasukkan dalam perlembagaan persatuan. Persatuan yang mempunyai nama sama atau seakan sama dengan persatuan lain yang sedia ada tidak akan diluluskan kerana boleh menimbulkan kekeliruan.
Nama persatuan mesti dalam bahasa kebangsaan. Jika mahu masukkan nama dalam bahasa lain, maka boleh dibuat dalam kurungan selepas nama rasmi itu. Hal ini menunjukkan bahawa tidak ada mana-mana pihak dinafikan sebarang hak yang dilindungi Perlembagaan Persekutuan.
Jika mahu mendaftar persatuan peringkat kebangsaan, perlu ada jawatankuasa penaja dari minimum tujuh negeri berbeza. Bagi persatuan peringkat negeri atau daerah, tentulah perlu terdiri daripada individu dalam negeri atau daerah itu sahaja.
PENGALAMAN
Bagaimana jika tidak dapat memenuhi syarat di atas? Saya boleh menggunakan pengalaman Kavyan sebagai contoh terbaik. Jumlah penulis kaum India yang terlibat dalam sastera kebangsaan tidak ramai.
Maka, jika mahu mendaftar persatuan peringkat kebangsaan, tidak cukup jawatankuasa penaja dari tujuh negeri. Jika didaftar pada peringkat Selangor atau Perak misalnya, tidak cukup orang di negeri berkenaan dan penulis dari negeri-negeri lain pula terlepas peluang.
Sebenarnya, dalam situasi seperti ini, masih ada peruntukan di bawah RoS untuk mendaftar persatuan yang menghadapi masalah seperti di atas.
Apabila semuanya sudah tersedia, setiausaha penaja bertanggungjawab mengemukakan permohonan secara dalam talian. Bayaran yang dikenakan ialah RM30 sahaja dan boleh dibayar secara dalam talian juga. Maknanya, semua urusan dijadikan amat mudah.
Hanya selepas pendaftaran diluluskan, persatuan boleh mula mendaftar ahli dan mengutip yuran. Mesyuarat agung tahunan yang pertama perlu diadakan dalam masa tiga bulan.
Pada mesyuarat agung itulah jawatankuasa dipilih para ahli berdaftar. Maknanya, seseorang yang memegang jawatan dalam jawatankuasa penaja tidak semestinya masih dipilih memegang jawatan dalam mesyuarat agung.
Saya sentiasa memberitahu sesiapa yang bertanya bahawa kuasa tertinggi dalam mana-mana persatuan dimiliki para ahli. Mereka berhak untuk bersuara, menyoal dan membantah pada mesyuarat agung tahunan.
Jawatankuasa pula hanya sekumpulan individu yang diamanahkan ahli untuk menguruskan perjalanan persatuan. Hakikat ini perlu ditegaskan kerana dalam banyak keadaan, pemegang jawatan pengerusi atau setiausaha menyangka persatuan itu milik mereka serta mereka bebas berbuat apa sahaja.
Budaya berpersatuan memang amat digalakkan kerana mampu mengajar kita cara berurusan secara rasmi serta mengendalikan aktiviti mengikut peruntukan perlembagaan persatuan.
Sebarang pertikaian perlulah dirujuk kepada perlembagaan persatuan. Jawatankuasa pula perlu mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya empat kali setahun.
Jawatankuasa juga bertanggungjawab membentangkan minit mesyuarat jawatankuasa, laporan aktiviti tahunan serta penyata kewangan yang terperinci pada mesyuarat agung tahunan untuk kelulusan ahli.
Ringkasnya, budaya berpersatuan mengajar untuk menjadi pemimpin beretika, bertanggungjawab dan sedar diri bahawa kita hanya memegang amanah para ahli.-UTUSAN
PENULIS ialah pengasas Pertubuhan Sasterawan Kaum India (Kavyan).
