DALAM dunia korporat, tadbir urus syarikat sering dikaitkan dengan tanggungjawab ahli lembaga pengarah (BOD). Sejak pengenalan Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia pada 2000 dan versi terkini pada 2021, BOD jelas berperanan memastikan syarikat mencapai matlamat keuntungan serta kelestarian jangka panjang.
Namun, di sebalik peranan BOD, fungsi setiausaha syarikat sering kurang diperhatikan walhal amat kritikal dalam memastikan tadbir urus berjalan lancar.
Setiausaha syarikat bertindak sebagai penjaga tadbir urus korporat, memberi nasihat kepada BOD mengenai peraturan baharu, pematuhan undang-undang dan keperluan Bursa Malaysia.
Mereka memastikan setiap keputusan yang diambil selaras dengan peraturan terkini, sekali gus mengelak sebarang risiko undang-undang dan pelanggaran tadbir urus yang boleh menjejaskan reputasi syarikat.
Selain itu, setiausaha syarikat membantu BOD dan jawatankuasa seperti Jawatankuasa Audit dan Jawatankuasa Risiko berfungsi secara berkesan. Mereka mengurus mesyuarat dengan teratur, memastikan isu penting dibincangkan dan keputusan dibuat secara bijaksana.
Kerana setiausaha syarikatlah, rekod mesyuarat dipantau, kehadiran BOD diurus, dan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) diselaraskan supaya proses tadbir urus berjalan lancar.
Bagi BOD baharu, setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam latihan dan pendedahan mengenai tanggungjawab fidusiari, tadbir urus mahupun pendedahan korporat.
Mereka memastikan dokumen penting, termasuk laporan tahunan, dihantar tepat pada masanya kepada Bursa Malaysia dan pihak berkepentingan lain. Dalam konteks ini, setiausaha syarikat berfungsi sebagai pusat komunikasi yang menyelaras semua urusan berkaitan syarikat.
Peranan setiausaha syarikat juga melibatkan pemantauan pematuhan undang-undang, tadbir urus, kewangan dan pengurusan sekuriti. Mereka bukan sekadar menyelia dokumentasi dan rekod tetapi juga memberi nasihat strategik kepada BOD supaya keputusan dibuat dengan berasaskan fakta dan mematuhi peraturan. Tanpa mereka, BOD mungkin menghadapi risiko membuat keputusan yang tidak tepat atau tidak mematuhi peraturan.
Kesimpulannya, setiausaha syarikat berkembang daripada sekadar pengurus pentadbiran menjadi penasihat utama BOD dalam semua aspek tadbir urus. Mereka memastikan BOD berfungsi dengan cekap, keputusan dibuat tepat dan syarikat mematuhi undang-undang dan standard tadbir urus terkini.
Dengan bimbingan setiausaha syarikat, akauntabiliti BOD diperkukuh, ketelusan syarikat ditingkatkan dan keyakinan pelabur terhadap syarikat bertambah.
Peranan ini menegaskan kejayaan tadbir urus korporat bukan hanya tanggungjawab ahli lembaga pengarah tetapi hasil kerjasama erat dengan setiausaha syarikat yang cekap, berpengetahuan dan berdedikasi.
Mereka memastikan setiap langkah syarikat selamat, teratur dan berdaya saing, sekali gus menjadikan syarikat lebih stabil, telus dan dipercayai oleh pelabur serta pihak berkepentingan.
Tanpa setiausaha syarikat, usaha meningkatkan prestasi BOD dan keberkesanan tadbir urus korporat akan sukar dicapai.-UTUSAN
DR. ANWARY SYUHAILY ROSLY & DR. ROHAMI SHAFIE
Universiti Poly-Tech Malaysia (UPTM) & Universiti Utara Malaysia (UUM)
