SETIAP binaan, kecil atau besar, mesti mempunyai struktur asas yang kukuh. Sebagai contoh, sebuah rumah memerlukan alang, rasuk, tiang-tiang kecil, sendi dan pasak yang menyokong keseluruhan binaan.
Semua elemen ini bekerjasama untuk menampung beban statik dan memastikan rumah kekal stabil. Jika salah satu elemen ini lemah atau berkualiti rendah, rumah menjadi tidak selamat dan berisiko runtuh.
Metafora ini boleh digunakan untuk organisasi sekali gus menunjukkan keutuhan dan kestabilan sesebuah organisasi tidak berlaku secara kebetulan. Ia bergantung kepada asas yang dibina dengan teliti, terutama struktur organisasi yang berfungsi sebagai rangka utama, menyusun peranan dan tanggungjawab selain memastikan organisasi berdiri kukuh serta mampu menahan cabaran.
Struktur organisasi adalah sistem peraturan dan hubungan kuasa yang mengawal bagaimana warga organisasi bekerjasama. Ia memastikan sumber digunakan secara berkesan dan matlamat organisasi dicapai. Lebih daripada itu, struktur organisasi menyelaraskan aktiviti dan menjadi pemangkin motivasi.
Bentuk hierarki menentukan corak pengurusan dan kawalan. Hierarki biasanya berkembang apabila organisasi perlu menyelaraskan tugas dan mengekalkan motivasi pekerja secara berkesan.
Organisasi biasanya menghadapi dua pilihan untuk menyelaraskan tugas. Pertama, menambah pengurus bagi menyelia dan menilai pekerja. Kedua, menambah lapisan hierarki pengurusan. Langkah ini meningkatkan perbezaan menegak dan memberi lebih peluang mengawal pekerja. Struktur sedemikian dikenali sebagai struktur mekanistik, sesuai untuk organisasi dalam persekitaran stabil.
Namun, tidak semua organisasi perlu memilih struktur mekanistik. Seperti rumah, organisasi yang berbeza memerlukan struktur berbeza. Kajian menunjukkan hierarki ideal mempunyai rantaian arahan minimum. Struktur organik yang fleksibel memberi kelenturan kepada warga organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan pesat, sesuai bagi organisasi dalam persekitaran dinamik.
Kajian teori organisasi menunjukkan kecenderungan memilih hierarki tinggi menimbulkan beberapa masalah. Komunikasi antara pengurusan atasan dan subordinat menjadi lambat, maklumat mungkin diseleweng atau salah tafsir dan motivasi pengurus menurun.
Pihak pengurus atasan mempunyai kuasa lebih tinggi berbanding pengurus bawahan, menyebabkan perebutan kuasa dan isu motivasi. Kos birokrasi juga meningkat kerana terlalu ramai pengurus, menjadikan peranan mereka kabur dan produktiviti terjejas.
Kesan struktur yang salah perkembangan dan prestasi pekerja terhalang, bakat meninggalkan organisasi dan proses menambah nilai perlahan. Konflik dalaman boleh mencetus, organisasi kehilangan daya saing dan operasi terhenti.
Setiap struktur mempunyai kekuatan dan kelemahan. Dengan pertimbangan bijak dan perancangan teliti membolehkan kelemahan dapat diminimumkan.
Pemilihan reka bentuk, struktur dan hierarki perlu disesuaikan dengan keperluan dan konteks agar ‘rumah organisasi’ berdiri kukuh. Kelemahan dalam struktur bukan sahaja menjejaskan operasi harian tetapi berpotensi menggugat keseluruhan ekosistem organisasi.
Organisasi yang berjaya apabila memahami asas struktur, menyeimbangkan kuasa serta merancang supaya setiap elemen berfungsi bersama untuk tujuan jangka panjang, seterusnya memastikan organisasi kekal stabil, produktif dan adaptif menghadapi perubahan.-UTUSAN
PROFESOR DR. ZAFIR KHAN MOHAMED MAKHBUL
Dekan Pusat Pengajian Siswazah Perniagaan (UKM-GSB), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
