Dulu, apabila kita menyebut perkataan ‘persidangan’, gambaran yang sering muncul adalah bilik dewan bercahayakan lampu pendarfluor, kerusi keras berbaris rapi dan tayangan PowerPoint yang terlalu panjang serta suasana sangat tegang. Namun, gambaran itu kini semakin berubah. Ia digantikan dengan ruang yang lebih fleksibel, imersif dan berpandangan ke hadapan.
Di seluruh dunia, termasuk Malaysia, menyaksikan transformasi dalam pengurusan acara dengan persidangan dan mesyuarat dirancang dan dijalankan secara moden serta lebih fleksibel. Inilah evolusi baharu dalam rekaan ruang persidangan yang unik dan moden dalam perancangan acara.
Perubahan paling ketara bermula selepas pandemik Covid-19. Dahulu, persidangan dan mesyuarat diadakan secara bersemuka, namun pandemik memaksa semua acara beralih ke dalam talian. Mesyuarat hibrid, menjadi norma baharu dalam pengurusan acara.
Format ini bukan sekadar soal kemudahan sebaliknya membuka ruang penyertaan lebih luas merentas sempadan negara, zon masa dan industri. Sebagai contoh, Ketua Pegawai Eksekutif di Kuala Lumpur boleh menyampaikan ucaptama dalam persidangan di New York tanpa perlu menaiki kapal terbang.
ni menuntut ruang persidangan dilengkapi dengan sambungan internet pantas, pelbagai sudut kamera, teknologi janaan komputer dan platform interaktif maya.
Bahkan, ruang persidangan bersifat modular, boleh diubah dari sesi pleno kepada bilik perbincangan kecil dalam masa beberapa minit. Perabot mudah alih dan dilengkapi teknologi yang lebih lancar, manakala beberapa ruang majlis menyediakan dinding boleh lipat dan tempat duduk boleh laras yang boleh menjadikan satu ruang dwi-fungsi pelbagai dalam masa singkat.
Di Malaysia, Pusat Pameran dan Dagangan Antarabangsa Malaysia (MITEC) serta hotel-hotel di Lembah Klang kini giat melabur dalam infrastruktur fleksibel bagi menampung trend ini. Ia membuka peluang besar untuk Malaysia muncul sebagai peneraju dalam ruang persidangan moden dan sofistikated.
Teknologi bukan lagi sekadar tambahan, tetapi kini menjadi nadi kepada pengalaman mesyuarat. Pendaftaran tanpa sentuhan, alat terjemahan didorong sistem kecerdasan buatan (AI), penceramah holografik, pembantu acara menggunakan suara dan demonstrasi produk realiti maya (VR), semuanya digunakan untuk meningkatkan pengalaman dan menyediakan sokongan kepada peserta ketika persidangan berlangsung.
Ruang mesyuarat moden direka untuk menggalakkan kreativiti dan perhubungan, seperti ruang jaringan santai, sudut idea dan pemasangan interaktif seperti poster digital yang semuanya mendorong kepada perbualan dan perkongsian spontan sesama peserta.
Di Malaysia, ruang kerja bersama membawa pendekatan baharu dalam penganjuran acara profesional. Rekaan dalaman mereka menyerupai hotel butik, galeri seni dan kafe moden serta penyediaan tempat duduk empuk, pencahayaan mengikut suasana, mesin kopi artisan dan rekaan yang sesuai untuk profil Instagram. Ini bukan sahaja menambah estetika, tetapi juga membantu meningkatkan produktiviti dan suasana kerja.
Malaysia berpeluang besar untuk muncul sebagai peneraju serantau dalam pengurusan acara persidangan yang inovatif dan moden. Dengan infrastruktur teknologi, bakat kreatif dan keunikan hospitaliti yang kita miliki, Malaysia mampu menetapkan penanda aras baharu untuk acara masa hadapan di Asia Tenggara.-UTUSAN
Dr. Mohd. Zulfakar Mohd. Nawi & Liyana Shamimi Mohamed Kamil
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) & BERJAYA University College (BUC)
