TENTUNYA bagi individu yang bergelar pekerja, Disember dan Januari merupakan bulan paling sibuk dalam mengimbau pencapaian yang diperoleh sepanjang tahun lalu. Di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) proses penilaian prestasi sedang berlangsung dan dijangka berakhir pada bulan ini.
Adakah imbauan ini menambah suasana haru-biru atau memberi senyuman tanda kepuasan? Jawapan kepada persoalan ini pastinya ternukil di dalam dokumen atau sistem yang sangat dikenali sebagai penilaian prestasi.
Namun, bagi kebanyakan pekerja iaitu warga organisasi, penilaian prestasi membawa pelbagai erti yang kadangkala mencengkam perasaan.
Adakah Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang ditetapkan pada awal Januari 2024 menjadi kenyataan? Apakah pencapaian cemerlang yang dicapai sepanjang tahun? Apakah pula KPI baharu 2025 yang bakal menanti? Kesemua persoalan ini berlegar di dalam fikiran warga organisasi.
Bulan Disember dan Januari juga boleh menyebabkan warga organisasi bersengkang mata melayan pelbagai sistem demi membuktikan pencapaiannya sepanjang tahun, mengisi pencapaian KPI, memenuhi lompang prestasi yang dikenalpasti serta pelbagai reaksi. Inilah fenomena yang dapat mengungkapkan tentang istilah penilaian prestasi yang boleh membawa pelbagai makna kepada warga organisasi.
Bagi organisasi, penilaian prestasi amat penting kerana aktiviti ini memperuntukkan pelaburan besar dari segi komitmen kewangan, masa dan sumber manusia. Hal yang paling dibimbangi kesan daripada penilaian prestasi adalah peningkatan kadar niat untuk berhenti, tekanan, ketidakpuasan kerja atau penurunan komitmen dalam kalangan warga organisasi.
Pengurusan prestasi melibatkan penetapan piawaian kerja, penilaian prestasi sebenar pekerja berbanding piawaian dan mengemukakan maklum balas kepada pekerja. Kajian menunjukkan pelbagai isu kesejahteraan berkait pengurusan prestasi dalam organisasi.
Isu ini tercetus sebelum dan selepas proses penilaian prestasi. Antaranya, perasaan dan pengalaman mereka yang dinilai prestasinya.
Sebenarnya, menilai prestasi orang lain bukanlah tugas mudah. Ini kerana, penilai merupakan individu yang tidak dapat mengelak diri daripada mengikut gerak hati atau perasaan.
Isu berat sebelah serta ketegasan atau murah hati sering menghambat penilai sepanjang proses penilaian prestasi berlangsung. Isu-isu ini pastinya mencetuskan tekanan dan boleh menggugat kesejahteraan individu di dalam organisasi.
Isu pengurusan sumber manusia juga tercetus dalam usaha merungkai maksud skor prestasi yang sangat cemerlang. Berdasarkan logik akal dan teori, skor ini sepatutnya menggambarkan kekuatan dan kemampuan warga organisasi sebenarnya.
Walaupun begitu dalam dunia pengurusan sumber manusia, ia kadang kala menimbulkan misteri apabila produktiviti organisasi semakin menguncup sedangkan hampir keseluruhan warganya mencapai skor prestasi yang cemerlang.
Hal ini sering terjadi atas beberapa faktor dan ralat yang boleh berlaku sepanjang proses penilaian prestasi berlangsung.
Para penilai sebenarnya tidak perlu berasa sedih dan kasihan jika terpaksa memberi markah prestasi yang rendah kepada pekerja. Para pekerja pula terpaksa dengan rela hati menerima ‘hukuman’ atas prestasi lemah yang ditunjukkan.
Melalui pendekatan ini, bunyi baung bawah bangkar tentang pekerja tidak berdaya saing namun masih dinilai sebagai cemerlang diharap tidak lagi akan kedengaran.
Zon selesa bagi warga yang tidak mengendahkan penilaian prestasi ini menyatakan bahawa walaupun prestasi tidak memuaskan, markah prestasi tetap tinggi dan gaji, bonus tahunan atau bantuan khas tetap diterima.
Namun, ada kalanya pekerja dalam kategori ini akan mudah tersentuh apabila organisasi mereka menghulurkan kayu berbanding lobak merah dalam mengungkapkan erti hukuman serta ganjaran.
POLISI PEMISAH
Walau bagaimanapun, organisasi kini turut memperkenalkan beberapa strategi untuk membawa keluar warga organisasi dari berada terlalu lama di dalam zon selesa.
Antaranya ialah pusingan kerja, polisi skor markah paling minimum bagi yang tidak mencapai prestasi yang memuaskan dan mereka ini akan dimasukkan ke dalam kumpulan polisi pemisah.
Polisi pemisah ditujukan kepada warga organisasi yang tegar dengan pendirian mereka untuk terus berada dalam zon selesa. Polisi pemisah adalah proses yang perlu dilalui oleh warga yang gagal mencapai tahap prestasi yang ditetapkan.
Mana-mana pekerja yang tergolong dalam polisi ini akan dipantau serta diberi tempoh percubaan sebagai motivasi untuk berubah.
Namun begitu, jika masih tiada perubahan dan ketidakserasian warga tersebut dengan matlamat organisasi, akhirnya mereka diminta meninggalkan organisasi.
Kajian menunjukkan penilaian prestasi yang baik seharusnya mampu membezakan prestasi pekerja cemerlang dengan yang lemah. Ganjaran atau hukuman yang diberikan pula perlu selari dengan prestasi sebenar yang ditunjukkan.
Organisasi bertanggungjawab menyampaikan maklumat sebenar dan membetulkan tanggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi semasa proses maklum balas prestasi.
Mengubahsuai atau menghapuskan kriteria penilaian bersifat subjektif merupakan antara langkah yang boleh diambil untuk menangani tanggapan negatif terhadap penilaian prestasi.
Kriteria subjektif menyukarkan justifikasi penilaian yang dilakukan. Antara strategi yang berkesan ialah melalui amalan kaedah penilaian prestasi 360 darjah. Penilaian ini melibatkan ramai penilai dari pelbagai peringkat pengurusan yang memberikan input tentang prestasi seseorang pekerja.
Maklum balas yang diberikan oleh ramai penilai akan meminimumkan ralat dan meningkatkan kebolehpercayaan sistem penilaian prestasi.
Kajian menunjukkan pelaksanaan kaedah penilaian prestasi 360 darjah juga merupakan penyelesaian terbaik dalam meminimumkan isu berkait dengan ‘perhubungan’ antara penilai dengan pekerja yang dinilai.
Apabila pekerja yang dinilai juga berpeluang untuk menilai orang atasan yang menilainya, maka ralat penilaian prestasi pasti dapat diminimumkan. – UTUSAN
PROFESOR Dr. Zafir Khan Mohamed Makhbul ialah Dekan Pusat Pengajian Siswazah Perniagaan (UKM-GSB), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
