DALAM konteks universiti yang memiliki kampus di lokasi berbeza, pemilihan antara mesyuarat bersemuka dan mesyuarat dalam talian memainkan peranan penting dalam pengurusan dan interaksi akademik.
Walaupun kemajuan teknologi telah memudahkan dan menjadikan komunikasi dalam talian mesra pengguna, keberkesanan mesyuarat bersemuka, terutamanya dalam proses membuat keputusan, tetap unggul dalam banyak aspek.
Kelebihan mesyuarat bersemuka boleh dilihat dan terbukti dalam kemampuan untuk membaca ekspresi wajah dan bahasa tubuh secara langsung.
Berita berkaitan:
Dalam amalan dunia akademik, perbincangan sering melibatkan topik-topik yang rumit dan melibatkan keputusan yang penting, kemampuan untuk mentafsir isyarat bukan lisan boleh dikategorikan kritikal dalam konteks kerja-kerja penyelidikan malah pentadbiran sesebuah universiti.
Ekspresi wajah dan pergerakan tubuh mampu untuk membantu menjelaskan maksud sebenar yang tersirat di sebalik kata-kata, seterusnya memberikan dimensi tambahan kepada komunikasi yang tidak sepenuhnya dapat didengari dan ditangkap melalui medium dalam talian.
Ini sangat penting dalam mesyuarat di mana keputusan penting perlu dibuat, seperti dalam perbincangan kurikulum, strategi pengajaran, penyelidikan, penerbitan, hal ehwal pelajar serta peruntukan sumber yang berkaitan.
Selain itu, mesyuarat bersemuka menggalakkan kemahiran memerhati, fokus dan penglibatan ahli mesyuarat secara aktif.
Berada dalam bilik mesyuarat yang sama secara fizikal memungkinkan peserta untuk memberi tumpuan yang lebih pada perbincangan dan mengurangkan gangguan yang sering terjadi dalam mesyuarat dalam talian seperti gangguan internet dan kerosakan pada peranti.
Ini sangat penting dalam konteks universiti di mana mesyuarat antara fakulti dan jabatan dari kampus yang berbeza sering melibatkan agenda-agenda dan projek-projek kerjasama besar yang memerlukan tumpuan penuh dan pandangan semua ahli mesyuarat dalam proses membuat keputusan.
Mesyuarat bersemuka juga mampu mengukuhkan hubungan interpersonal antara staf dan pelajar dari kampus yang berbeza. Interaksi secara bersemuka dilihat dapat membantu membina kepercayaan dan keakraban sesama warga universiti.
Ini merupakan asas penting dalam usaha menjalin kerjasama jangka panjang. Dalam konteks akademik, kelebihan bekerjasama dan kemampuan berhubung secara interpersonal merupakan satu kelebihan bagi menjamin pembangunan akademik dan sahsiah diri yang mampan.
Namun, mesyuarat bersemuka juga mempunyai kelemahannya. Kos dan logistik yang terlibat dalam menyelaras mesyuarat antara kampus yang berbeza boleh menjadi isu atau halangan yang besar.
Perjalanan yang memakan waktu dan sumber terutama kewangan boleh menambah beban kepada fakulti dan staf, terutama di universiti yang memiliki kampus yang jauh terpisah.
KELEMAHAN
Selain itu, dalam situasi seperti pandemik, mesyuarat bersemuka boleh membawa kepada risiko kesihatan dan kesejahteraan hidup yang juga perlu diperhatikan.
Sebaliknya, mesyuarat dalam talian menawarkan kelebihan dari segi kemampuan, kemudahan dan fleksibiliti. Teknologi seperti persidangan video memungkinkan peserta dari kampus yang berbeza untuk berinteraksi tanpa perlu meninggalkan kampus mereka.
Ia adalah platform yang sesuai untuk perbincangan biasa atau untuk mengemaskinikan status dan perkembangan projek. Selain itu, mesyuarat dalam talian sering kali lebih mudah untuk diselaraskan dan mudah disesuaikan dengan jadual yang padat, suatu kelebihan penting dalam lingkungan akademik yang sibuk.
Walaupun begitu, mesyuarat dalam talian sering kali dilihat kurang dalam hal komunikasi interpersonal atau interaksi peribadi. Walaupun teknologi persidangan video dapat menyediakan medium untuk komunikasi visual, ia sering kali tidak dapat menangkap nuansa yakni kelainan-kelainan atau gangguan-gangguan komunikasi nonverbal dengan cara yang sama seperti mesyuarat bersemuka.
Ini boleh mengurangkan tahap keberkesanan dalam pembuatan keputusan, di mana pemahaman mendalam tentang pendapat dan reaksi ahli dalam mesyuarat adalah penting.
Dalam memilih antara mesyuarat bersemuka dan dalam talian, universiti perlu mempertimbangkan beberapa faktor. Pertama; tujuan mesyuarat, untuk keputusan penting dan perbincangan yang mendalam, mesyuarat bersemuka adalah lebih berkesan.
Faktor kedua adalah logistik: adakah sumber kewangan dan pengangkutan untuk menyelaras mesyuarat antara kampus itu tersedia? Ketiga, universiti harus mempertimbangkan keadaan seperti pandemik yang mungkin membatasi kemungkinan mesyuarat bersemuka.
Secara praktikalnya, pendekatan hibrid iaitu dengan cara bersemuka, atau secara dalam talian, ataupun gabungan kedua-duanya adalah jalan penyelesaian terbaik. Untuk keputusan penting dan perbincangan yang panjang dan mendalam, mesyuarat bersemuka perlu diutamakan.
Namun, untuk sekadar hal-hal berbangkit secara rutin dan tujuan mengemaskinikan status, data dan perkembangan projek serta perbincangan yang kurang mendesak, mesyuarat dalam talian boleh menjadi pilihan yang efektif.
Pendekatan ini memungkinkan universiti untuk memanfaatkan kelebihan kedua-dua format, seterusnya mengoptimumkan tahap kecekapan pentadbiran akademik itu sendiri dengan mengutamakan kualiti interaksi dan proses membuat keputusan.
Kesimpulannya, mesyuarat bersemuka memainkan peranan penting dalam konteks universiti, terutama dalam membuat keputusan dan pembinaan hubungan antara staf dan pelajar menjadi lebih kohesif.
Keupayaan pertemuan atau mesyuarat secara bersemuka untuk menyampaikan nuansa komunikasi nonverbal dan menggalakkan perhatian yang lebih tinggi menjadikannya format yang paling unggul dan berkesan.
Namun, dengan mempertimbangkan batasan dan kelebihan setiap format yakni bersemuka dan atas talian, pendekatan hibrid sering menjadi strategi terbaik untuk mengurus interaksi antara kampus-kampus yang berbeza dalam universiti.
Adaptasi dan fleksibiliti dalam memilih format mesyuarat yang sesuai akan terus menjadi kunci dalam menghadapi cabaran dan memanfaatkan peluang dalam dunia pendidikan yang dinamik dan terus berkembang. – UTUSAN
PENULIS ialah Pengarah (Pentadbiran), Pusat Asasi Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM), Gambang, Pahang.
