Biarpun pertama kali menyertai pertandingan, UniKL MESTECH berjaya memikat hati para juri yang berpendapat cara universiti itu mengendalikan urusan tuntutan kakitangan secara dalam talian amat teratur dan boleh dijadikan model untuk dicontohi.

Inisiatif UniKL MESTECH memperkenalkan sistem pe­ngen­dalian tuntutan secara dalam talian itu sebenarnya bermula daripada saranan Presiden/Ketua Pengarah Eksekutif UniKL, Prof. Datuk Dr. Mazliham Mohd. Su’ud yang meminta setiap kampus melaksanakan Lean Process bagi melicinkan operasi.

Lean Process adalah merujuk kepada prinsip atau kaedah yang memberi tumpuan kepada me­ngenal pasti dan menghapuskan aktiviti yang tidak bermanfaat melalui penambahbaikan yang berterusan untuk kebaikan pe­langgan dan dalam usaha mencapai kesempurnaan.

Menurut Ketua Pengurusan dan Kewangan UniKL MESTECH, Nalini Fahimi Mustapa, sebelum ini UniKL MESTECH menguruskan urusan tuntutan kakitangan secara manual yang memerlukan setiap kakitangan mengisi borang dan mendapatkan sokongan daripada ketua jabatan untuk setiap tuntutan.

“Memandangkan cara manual menimbulkan rungutan daripada kakitangan terutama tentang tempoh masa memproses tuntutan yang terlalu lama sehingga me­langkaui tiga bulan maka kami telah menggerakkan usaha memperkenalkan konsep dalam talian dan mewujudkan Lean Day iaitu satu-satunya hari yang diperuntukkan untuk kakitangan menghantar tuntutan mereka,” katanya.

Nalini Fahimi berkata, pendekatan baharu itu telah dilaksanakan sejak setahun lalu, cuma pihak universiti terpanggil untuk menyertai pertandingan apabila mendapat pengiktirafan cemerlang ketika audit untuk Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) yang dilakukan oleh Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) pada Disember tahun lalu.

Malah katanya, pihak MPC juga mencadangkan agar UniKL MESTECH mengetengahkan Lean Process yang diamalkan itu dalam Konvensyen Mini Team Excellence 2017 Wilayah Tengah yang diadakan pada 28 Mac lalu.

“Atas saranan itu, kami te­lah menubuhkan jawatankuasa khas yang dinamakan Kumpulan Gloire terdiri daripada Nalini Fahimi (Ke­tua Projek), Khairul Mustaffa Bokra, Mohamed Zul Fadhli Khairu­ddin dan Khairul Nizam Mohd. Isa, untuk mengumpul maklumat serta membuat kaji selidik sebelum dibentangkan kepada pihak juri dalam pertandingan tersebut,” katanya.

Dalam pada itu, Eksekutif Pengurusan Kakitangan dan Budaya Kumpulan (PMTC) UniKL MESTECH, Khairul Mustaffa Bokra, sejak pendekatan baharu dilaksanakan, pihaknya tidak lagi menerima rungutan daripada kakitangan berkaitan urusan tuntutan.

Katanya, penambahbaikan itu bukan sahaja dapat memperbaiki urusan pengendalian tuntutan sedia ada, tetapi dapat mengurangkan kos cetakan selain memberi kepuasan kepada warga kerja universiti.

Jelas Khairul, kini proses tuntutan telah berjaya dikurangkan kepada satu hari yang mana kakitangan perlu menghantar tuntutan setiap Rabu iaitu Lean Day di kaunter yang disediakan sebelum pukul 12 tengah hari. Tuntutan itu kemudiannya akan diproses unit PMTC dan terus dihantar ke jabatan kewangan pada hari yang sama untuk diproses sekali lagi. Bayaran tuntutan tersebut akan dibuat dalam tempoh 24 jam.

“Sebelum itu, kakitangan perlu juga mengisi borang secara dalam talian dan pihak kami akan menghantar peringatan kepada semua pegawai atasan untuk mengesahkan setiap tuntutan yang dibuat oleh kakitangan masing-masing.

“Peringatan itu juga dihantar melalui e-mail yang boleh dibaca oleh semua pegawai atasan di telefon bimbit sekiranya mereka mempunyai tugasan atau mesyuarat di luar pejabat. Jadi, kakitangan tiada masalah untuk mendapatkan pengesahan ketua jabatan dengan kadar segera,” kata Khairul.

Kata Khairul, mengikut pia­wai­an yang ditetapkan, setiap tuntutan perlu diselesaikan da­lam tempoh tiga hari berbanding dahulu yang mengambil masa sebulan hingga tiga bulan. Apa yang membanggakan, UniKL MESTECH berjaya menyelesaikan dalam tempoh sehari.

Sementara itu, Dekan UniKL MESTECH, Dr. Reezal Ishak berkata, kejayaan itu tidak akan dicapai sekiranya tidak mendapat kerjasama daripada semua kakitangan universiti itu.

Setakat ini katanya, UniKL MESTECH mempunyai 85 kakitangan dan masing-masing telah menjalankan tanggungjawab me­reka untuk memastikan sistem baharu itu berjalan dengan lancar.

“Kemenangan itu juga telah memberi semangat kepada kakitangan kami untuk terus bekerja kuat demi memastikan universiti dapat menampilkan persekitaran yang sihat dan menyeronokkan.

“Malah, sistem baharu itu juga akan dilakukan penambahbaikan sebelum diketengahkan semula dalam pertandingan yang lebih sengit termasuk di peringkat kebangsaan dan antarabangsa,” katanya.

Dr. Reezal berkata, kejayaan itu juga adalah langkah permulaan kepada universiti untuk terus mengetengahkan inovasinya tidak kira daripada aspek pengurusan operasi oleh kakitangan atau inovasi ciptaan produk oleh para pelajar.

Katanya, UniKL MESTECH yang ditubuhkan pada tahun 2008 itu menjurus kepada bidang sains bioperubatan dan sains persekitaran. Kini, ia menawarkan lima program pengajian dan terbaharu adalah Diploma Pembantu Perubatan.